Opinião: O Inventário Permanente: da obrigação legal às vantagens para a gestão

Na gestão doméstica, apenas deveríamos ir às compras depois de fazermos o inventário da despensa lá de casa. Devíamos conhecer todos os itens que enchem as prateleiras daquele vão de escadas onde colocamos os produtos de mercearia e do frigorífico onde depositamos os produtos de charcutaria e lacticínios que nos ajudam entre refeições.

Com base nessa inventariação deveria ser elaborada a lista de compras que nos acompanharia na ida ao supermercado e, assim, evitar-se-iam compras por impulso ou a preços mais elevados do que seria expectável.

Se elevarmos esta questão para o nível empresarial, facilmente compreendemos que o controlo do inventário é um dos pontos mais importantes na gestão das empresas.

Hoje em dia uma empresa comercial ou do setor produtivo tem como um dos principais objetivos conhecer o custo atual das mercadorias vendidas ou produzidas para assim poder tomar as decisões de forma mais sustentada.

Tal só será possível se o inventário estiver corretamente identificado, quantificado e valorizado. Se, a estas três características adicionarmos a atualidade da informação podemos chegar ao conceito de inventário permanente.

Em Portugal, a partir de janeiro de 2016 a maioria das empresas estará obrigada a adotar o inventário permanente, ficando apenas dispensadas desta obrigação as Microentidades. Também o conceito de Microentidades é redefinido, passando a estar incluídas apenas as empresas que não ultrapassem dois dos três limites seguintes: Total de Balanço 350.000 €, Volume de Negócio Líquido 700.000€ e número de trabalhadores 10.

Com esta nova obrigação legal pretende-se impor a um maior número de empresas mais proximidade entre a gestão e a contabilidade, no que ao inventário permanente diz respeito. Esta aproximação corresponderá, concretamente, à contagem física dos inventários com referência ao final do período e com identificação quanto à sua natureza, quantidades e custos unitários e globais que corresponderão, a todo o momento, à verificação da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.

Embora se possa concluir que a relação entre a gestão de inventário e o seu reflexo na contabilidade deva passar a ser mais próxima, esta questão ainda carece de esclarecimentos adicionais por parte da Administração Fiscal, nomeadamente importa perceber o que se pode entender com a expressão a todo o momento vertida na norma legal.

No entanto, é inquestionável que este requisito legal poderá servir de argumento para que, de uma vez por todas, os gestores de empresas comerciais ou do setor produtivo vejam no inventário permanente a oportunidade de otimizarem processos, identificando oportunidades de redução de custos decorrente de uma mais efetiva gestão do inventário.

No mercado existem sistemas de informação bem preparados para dar suporte a esta necessidade de uma forma totalmente automática e integrada com o sistema central de gestão e, se for o objetivo, o registo automático das operações na contabilidade.

Tal como acontece no caso da dispensa lá de casa, para evitar compras desnecessárias de inventário ou desperdícios nos consumos, e até mesmo para identificar facilmente os custos do aprovisionamento e respetiva utilização, é imprescindível uma boa gestão de inventário, cumprindo com o requisito legal e obtendo ganhos concorrenciais anteriormente não identificados.

Se por força legal o inventário permanente nos bate à porta, por que não assumir também este assunto como uma obrigação/boa prática de gestão que virá otimizar o conhecimento sobre as existências, maximizar a sua gestão e, consequentemente contribuir para melhorar os resultados da empresa.