Faturas eletrónicas: Uma boa forma de reduzir custos

Dois fatores da atual conjuntura mundial favorecem o aparecimento, em força, da utilização de faturas eletrónicas: o ambiente económico-financeiro que se vive em todo o globo e a era da modernidade que invade, não só os lares, como as empresas. 

Reduzir despesas, portanto, e andar alinhado com as inovações tecnológicas são as grandes armas das empresas que aderiram a esta ferramenta. A Distribuição Hoje auscultou algumas vozes para perceber as vantagens do serviço e entrevistou, também, Eugénio Veiga, diretor-geral da Yet, companhia especializada em prestação de serviços na disponibilização de transações eletrónicas. Reduzir custos e os erros de preenchimento de documentos.

Tornar o funcionamento da empresa mais moderno, rápido, eficiente e eficaz. Aumentar a competitividade. Diminuir a burocracia. Estes e outros argumentos justificam a adesão às faturas eletrónicas nos mais variados setores de atividade. Apesar de a sua penetração no mercado se situar nos 20/25 por cento, estes valores já estão em média com o que sucede nos restantes países europeus. Um serviço de fácil adesão e instalação, e com possibilidade de recuperação de investimento em apenas um ano.

A Frigosistema – Termomecânica, Lda, companhia ligada à projeção, construção montagem e assistência a equipamentos frigoríficos, foi uma das empresas que aderiu a este serviço. Em conversa com a Distribuição Hoje, Vilarinho Cardoso, responsável financeiro, explica as vantagens das faturas eletrónicas.

“Tivemos um aumento da produtividade através da agilização dos processos e procedimentos no processamento e despacho de encomendas. Houve uma redução de custos na expedição de documentos, nos gastos de papel e consumíveis, e em tempo de execução de tarefas, bem como a diminuição significativa no número de erros no preenchimento de papéis”, começa por dizer. Luís Sequeira, diretor-geral da Sotavinhos, alinha pelo mesmo diapasão, enumerando as razões para a utilização de faturas eletrónicas. “Aderimos ao serviço por uma questão de imagem de modernidade, segurança nas operações, preço, redução drástica das rotinas por emissão de documento e dos materiais necessários”, acrescentando que a empresa de distribuição de vinhos utiliza a ferramenta “desde de 2010”.

Além das vantagens atrás elencadas, o grande objetivo é, sempre, reduzir os custos através da utilização desta ferramenta empresarial. Rui Félix, diretor da área informática da Monteiro e Ribas Embalagens Flexíveis, revela que o “custo unitário por fatura baixa de 1,65 para 0,4 euros”, o que terá, obviamente, repercussões nas contas de qualquer empresa.

Embora a adesão se tenha verificado há apenas quatro meses, o responsável lembra que “este instrumento irá diminuir o consumo do papel e todo o processo burocrático no seio da Monteiro e Ribas Embalagens Flexíveis”.Igualmente sem números sólidos para apresentar, Luís Sequeira sente, ainda assim, “que houve uma avaliação positiva da escolha feita, que se sente no ato da entrega ao cliente de um documento produzido naquele preciso minuto”.Já Vilarinho Cardoso, desde 2007 com esta solução na empresa, afirma ter havido “uma redução de custos na ordem dos 30 por cento”.

Desvantagens que não o são

“Não a consideramos uma desvantagem, no entanto, a mudança foi sentida e a complexidade que o sistema apresenta no momento da sua configuração por parte do técnico, devido à ligação a várias redes da cadeia de distribuição, torna o processo algo confuso, mas apenas nas primeiras operações”, refere o responsável pela Frigosistema. Rui Félix aponta o investimento inicial e mudança de hábitos os únicos pontos negativos. “A mudança para a faturação eletrónica provoca mudanças no nosso processo de negócio. Por outro lado, obriga-nos, também, a algum investimento inicial, que apesar de não ser muito elevado, é um esforço financeiro que se faz”, conclui. Ângelo Delgado

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